06.04.2020 / Agenda Währing

Wie funktionieren Agenda-Treffen per Telefon, Smartphone, Tablett oder PC?

Mit oder ohne Internet - die Treffen der Agenda Währing finden aktuell per Konferenzschaltung statt - und so einfach kann jede/r dabei sein.

Um sicherzustellen, dass die Teilnahme an Treffen für alle Menschen auch in Zeiten der Ausgangsbeschränkungen möglich ist, nutzen wir seit März 2020 eine Telefon- und Videokonferenz-Software mit dem Namen Zoom. Die Nutzung ist ohne Registrierung und recht einfach möglich.

 

Damit die Teilnahme auch gut funktioniert, hat es sich bewährt 15 Minuten vor einem ersten Treffen sich für die Einrichtung zu nehmen. Alternativ dazu kann unabhängig von einem Treffen bereits vorab über den Link http://zoom.us/test das eigenen Mikrofon oder auch die Kamera in einem Test-Treffen eingerichtet werden.

 

Im Vorfeld eines Treffens, versendet die Agenda Währing einen Link mit ID und Passwort per E-Mail. Es ist nicht notwendig sich bei Zoom anzumelden – der Aufruf des Links oder die Einwahl per Telefon reichen aus.

 

1. Teilnahme über Computer

Wenn ein Mikrofon und Lautsprecher bzw. Kopfhörer am Computer vorhanden sind, dann

  • den vorab von der Agenda Währing per E-Mail ausgeschickten Link zum Treffen anklicken.
  • Ein Internet-Browser öffnet sich und nun den Button Zoom herunterladen und ausführen wählen.
  • Zoom öffnen, um das Meeting zu starten, Namen eingeben (sehen die anderen Teilnehmenden) und per Computer dem Audio beitreten.
  • Sofern erforderlich Meeting-ID und Meeting-Passwort eingeben.

Per Computer dem Audio beitreten

Danach betritt man den digitalen Veranstaltungsort. Dabei entscheidet man, ob nur mit dem eigenen Ton (Audio) oder auch mit dem Bild (Video) man daran teilnehmen will. TeilnehmerInnen, die sich per Telefon eingewählt haben, werden ebenso angezeigt, die Person, die gerade spricht wird farblich umrandet.

 

2. Teilnahme über Smartphone oder Tablett

Auch die Teilnahme über Smartphone oder Tablett ist sehr gut möglich. Einzige Einschränkung, die Anzeige von Plänen, Dokumenten oder anderen geteilte Bildschirminhalten ist nur so groß, wie eben der Bildschirm des Geräts das ermöglicht. Für das Gespräch selbst - mit oder ohne Video - ist die Variante aber sehr gut geeignet. 

  • Die App ZOOM Cloud Meetings installieren. Das gelingt auch über den Aufruf des Links zu dem Agenda-Treffen. Nach der Installation die App öffnen - siehe Screenshot Punkt (1)
  • Auf den Button An Meeting teilnehmen klicken - siehe Screenshot Punkt (2)
  • Mit Eingabe der Meeting-ID und ggf. dem Passwort aus der Einladungs-E-Mail, dem Meeting beitreten - siehe Screenshot Punkt (3). Dabei kann entschieden werden, ob man nur mit Ton (Audio) oder auch Bild (Video) an dem Treffen teilnehmen will.  

ad 2. per Smartphone oder Tablett teilnehmen

 

3. Teilnahme über Telefon

Eine weitere Möglichkeit ist die Teilnahme an dem Treffen mit einem Telefon jeglicher Bauart. Das ist vor allem dann nützlich, wenn keine Internet-Verbindung besteht, man keinen Computer oder Smartphone besitzt, oder einfach nur per Ton (Audio) an dem Treffen teilnehmen will.

  • Mit dem Telefon einwählen unter der Telefonnummer +43 12 535 501
  • Die jeweilige Meeting-ID und sofern erforderlich das Passwort aus dem vorab von der Agenda Währing zugesandten E-Mail über die Wähltastatur eingeben. Schon hört man die anderen in dem Treffen befindlichen TeilnehmerInnen und kann selbst über das Telefon mitreden.

 Achtung: Die Kosten für das Telefonat muss wie auch sonst der Anrufer tragen.

 

Tipps für das Treffen am Computer

Im unteren Bereich des Zoom-Fensters gibt es einen schwarzen Balken über den u.a. folgende Funktionen gesteuert werden können: 

  • Ton oder Bild aus- und einschalten (es empfiehlt sich bei längerem Zuhören das eigene Mikrfon auf stumm zu schalten, um Hintergrundgeräusche oder Rückkoppelungen für alle zu reduzieren),
  • Mikrofon oder Lautsprechereinstellungen ändern,
  • Bildschirm freigeben, um anderen ein Foto, Dokument oder ähnliches zu zeigen,
  • in den Chat schreiben oder den Link einer Internetseite hineinstellen
  • oder auch das Treffen verlassen.

Falls die schwarze Steuerungs-Leiste einmal nicht da ist – mit der Maus in den unteren Bereich fahren oder die Alt-Taste drücken.

 

Bildschirm freigeben
Ein oft verwendetes Kommunikations-Werkzeug ist das Teilen des eigenen Bildschirms, die Bildschirmfreigabe. Auf diese Weise können alle anderen TeilnehmerInnen, die mit PC, Tablett oder Smartphone im Treffen sind, diesen sehen. Nach Klick auf Bildschirm freigeben ist das Fenster, das gezeigt werden soll, zu wählen und auf auf Teilen zu klicken. Nun können die TeilnehmerInnen das eigene Bildschirmfenster sehen und mitverfolgen. Um die Bildschirmübertragung zu beenden auf Stoppen klicken.

In diesem Treffen zeigen sich die TeilnehmerInnen über einen geteilten Bildschirm und Google Maps einen Straßenabschnitt.

 

Gruppenchat
Anstelle von Unterbrechungen können Kommentare, Fragen oder beispielsweise Links über den Chat an alle in der Konferenz schriftlich geteilt werden. Erreichbar ist dieser über den schwarzen Steuerungsbalken (siehe Punkt 2.1.) und das Chat-Symbol anklicken. Ein Zoom-Gruppenchat Fenster öffnet sich auf der rechten Seite und dort kann schriftlich kommuniziert werden, oder auch eine Datei in die Runde geschickt werden.

 

Wir freuen uns Euch bei unserem nächsten digitalen Treffen zu sehen und wünschen bis dahin gute Gesundheit – Euer Team der Agenda Währing.